Eine Schreibweise lässt sich leichter durch Beispiele erklären als durch eine Liste abstrakter Eigenschaften. Begriffe wie freundlich oder kompetent sagen verschiedenen Personen oft sehr unterschiedliche Dinge.
Sammeln Sie deshalb einige kurze Textstellen aus typischen Situationen: eine Leistungsbeschreibung, eine Antwort auf eine Frage und einen Hinweis auf eine Verzögerung. Wählen Sie Beispiele, die tatsächlich zu Ihrem Betrieb passen, und entfernen Sie persönliche Kundendaten.
Zeigen Sie die gewünschte Änderung
Stellen Sie eine unklare Formulierung einer präziseren gegenüber. Aus „Wir kümmern uns schnellstmöglich“ könnte „Wir prüfen zunächst die Modellangabe und melden uns anschließend mit den nächsten Schritten“ werden. Das Beispiel ist keine Empfehlung für eine bestimmte Reaktionszeit, sondern zeigt den Unterschied zwischen Versprechen und Ablauf.
Erklären Sie kurz, warum die zweite Fassung besser zur Situation passt. Ohne diese Begründung werden Beispiele schnell zu Textbausteinen, die unpassend kopiert werden.
Fachbegriffe bewusst wählen
Legen Sie fest, welche Begriffe erklärt werden müssen und welche in der Zielgruppe bekannt sind. Ein Fachwort darf stehen bleiben, wenn es eine notwendige Unterscheidung bezeichnet. Es sollte nicht bloß den Eindruck besonderer Sachkenntnis erzeugen.
Dokumentieren Sie auch Produktnamen, Schreibweisen und Anrede. Diese Angaben erleichtern die Zusammenarbeit, ohne jeden Satz festzulegen. Eine Liste häufiger Missverständnisse kann nützlicher sein als zahlreiche Regeln zur Satzlänge.
Der Ton darf zur Situation wechseln
Ein Veranstaltungshinweis kann lebendiger sein als eine Antwort auf eine Beschwerde. Einheitlichkeit bedeutet nicht, überall gleich zu klingen. Die gemeinsame Grundlage kann darin bestehen, konkret zu antworten, Grenzen offen zu benennen und keine unbelegten Behauptungen einzubauen.
Testen Sie die Sammlung mit einer neuen Textaufgabe. Kann eine andere Person anhand der Beispiele einen passenden Entwurf schreiben? Wenn nicht, ergänzen Sie die fehlende Situation statt weitere allgemeine Adjektive.
Halten Sie das Dokument kurz und überarbeiten Sie es anhand echter Rückfragen. Veraltete Beispiele gehören entfernt. Eine Schreibregel erfüllt ihren Zweck, wenn sie Entscheidungen beim Schreiben erleichtert; sie muss nicht jede denkbare Formulierung im Voraus bestimmen.
