Eine kostenlose Testphase ist schnell verbraucht, wenn Sie zunächst alle Menüs erkunden. Aussagekräftiger ist ein kurzer Prüfplan mit den Aufgaben, die das Werkzeug später regelmäßig erledigen soll. Legen Sie diesen Plan vor der Registrierung an. So lässt sich am Ende beurteilen, ob das Produkt zum Betrieb passt oder nur einen guten ersten Eindruck gemacht hat.
Wählen Sie drei bis fünf typische Aufgaben. Bei einem Redaktionswerkzeug könnten das ein neuer Entwurf, eine Rückmeldung, die Freigabe und das Wiederfinden einer älteren Fassung sein. Für eine Kundenverwaltung wären eine neue Anfrage, eine Wiedervorlage und ein Datenexport sinnvoll. Die Aufgaben hängen vom geplanten Einsatz ab; sie sind keine allgemeine Checkliste für jede Software.
Mit sicheren Testdaten beginnen
Verwenden Sie erfundene, eindeutig markierte Inhalte, solange die erforderlichen Voraussetzungen für echte Daten noch nicht geklärt sind. Eine Testphase ist kein Grund, eine vollständige Kundenliste in ein unbekanntes System zu kopieren. Prüfen Sie vorher, welche Daten der Test tatsächlich benötigt und welche Bedingungen für ihre Verarbeitung gelten.
Erstellen Sie einen kleinen zusammenhängenden Beispielsatz. Ein Kontakt mit zwei Vorhaben prüft mehr als zehn voneinander unabhängige Namen, wenn Beziehungen zwischen Datensätzen wichtig sind. Ein Entwurf mit einer Korrektur und einer Freigabe zeigt mehr über Zusammenarbeit als eine leere Beispielseite.
Aufgaben ohne Vorführhilfe erledigen
Lassen Sie die spätere Anwenderin oder den späteren Anwender die Aufgabe selbst durchführen. Eine geschulte Vertriebspräsentation zeigt, was möglich ist, aber nicht unbedingt, wie verständlich es im Alltag ist. Notieren Sie, wo Erklärungen fehlen, Arbeitsschritte wiederholt werden müssen oder Begriffe unklar bleiben.
Messen Sie nicht nur die erste Bearbeitungszeit. Der erste Versuch enthält Lernaufwand. Wiederholen Sie eine wichtige Aufgabe nach einer kurzen Pause und prüfen Sie, ob sie ohne erneute Hilfe gelingt. Trennen Sie ein gewöhnungsbedürftiges, aber nachvollziehbares Verfahren von einer dauerhaft umständlichen Lösung.
Wenn mehrere Rollen beteiligt sind, testen Sie den Übergang zwischen ihnen. Kann die prüfende Person die richtige Version erkennen? Wird eine Rückmeldung an der richtigen Stelle sichtbar? Können Personen nur das tun, was sie für ihre Aufgabe tun sollen? Solche Übergänge werden in einer Einzelvorführung leicht übersehen.
Grenzen gezielt aufsuchen
Prüfen Sie nicht ausschließlich den idealen Ablauf. Was geschieht bei einer fehlenden Pflichtangabe, einem doppelten Kontakt oder einer versehentlich gelöschten Datei? Kann eine Änderung zurückgenommen werden? Wird verständlich erklärt, warum etwas nicht funktioniert? Verwenden Sie dafür nur Testmaterial und halten Sie die Versuche überschaubar.
Vergleichen Sie die getesteten Funktionen mit dem tatsächlich vorgesehenen Tarif. Eine Testphase kann Funktionen enthalten, die später nur in einem teureren Paket verfügbar sind. Notieren Sie deshalb für jede notwendige Funktion, ob sie im geplanten Umfang enthalten ist. Prüfen Sie Preise und Vertragsbedingungen zum Entscheidungszeitpunkt direkt beim Anbieter.
Den Ausstieg vor der Entscheidung testen
Exportieren Sie die angelegten Daten und öffnen Sie sie außerhalb des Werkzeugs. Sind Inhalte, Datumsangaben, Statuswerte und wichtige Beziehungen verständlich erhalten? Prüfen Sie auch, was nicht exportiert wird. Screenshots einer Oberfläche ersetzen keine weiterverwendbaren Daten.
Legen Sie zum Ende der Testphase eine kurze Entscheidung vor: Welche notwendigen Aufgaben funktionieren, welche Einschränkungen bleiben und welcher Aufwand entsteht für Einführung und Pflege? Eine Ablehnung kann sinnvoll sein, obwohl das Produkt technisch viele Möglichkeiten bietet. Ebenso kann ein einfaches Werkzeug passen, wenn es die benötigten Abläufe zuverlässig unterstützt. Beenden oder verlängern Sie die Testphase bewusst und dokumentieren Sie den Umgang mit den Testdaten und einer möglichen automatischen Verlängerung.
