Eine Agentur benötigt Zugriff auf bestimmte Systeme, um vereinbarte Arbeit zu erledigen. Daraus folgt nicht, dass alle Beteiligten dasselbe Passwort verwenden oder dass das Unternehmen seine einzige administrative Kontrolle abgeben muss. Klären Sie vor der Einladung, welches Konto betroffen ist, welche Aufgabe erledigt werden soll und welche Berechtigung dafür erforderlich ist.
Erstellen Sie eine Liste der betroffenen Systeme. Dazu können Werbekonto, Analyse, Website, Tag-Verwaltung, Domainverwaltung und Rechnungsinformationen gehören. Diese Bereiche sind nicht austauschbar. Zugriff auf Berichte muss nicht automatisch das Recht einschließen, Zahlungsdaten oder Domain-Einstellungen zu ändern.
Einen Zugang pro Person verwenden
Nutzen Sie vorhandene Einladungs- und Rollenfunktionen. So lassen sich Berechtigungen einzelnen Personen zuordnen und später gezielt entziehen. Google erläutert das Verwalten von Ads-Zugängen, einschließlich Rollenänderung und Entfernung. Prüfen Sie die aktuellen Möglichkeiten im jeweils verwendeten Produkt; Rollen heißen nicht überall gleich und erlauben unterschiedliche Aktionen.
Teilen Sie keine persönlichen Hauptpasswörter per E-Mail. Falls ein System keine geeignete Zusammenarbeit unterstützt, sollte die Lösung bewusst geplant werden, statt Zugangsdaten in einer ungeschützten Tabelle zu sammeln. Die Person mit Verantwortung für das Konto muss wissen, wie Zugriff hergestellt und wieder beendet werden kann.
Die betriebliche Kontrolle sichern
Dokumentieren Sie, welches Konto zum Unternehmen gehört, wer administrativ verantwortlich ist und wie eine Wiederherstellung möglich wäre. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse allein ist noch kein vollständiger Notfallplan. Prüfen Sie, ob diese Adresse beim Ausscheiden einer Person weiterhin erreichbar ist und ob Wiederherstellungswege gepflegt sind.
Wenn das Produkt es unterstützt, sorgen Sie für eine geeignete Vertretung mit kontrolliertem Zugriff. Das bedeutet nicht, jede Person zur Administratorin zu machen. Es bedeutet, dass der Betrieb nicht von einem einzigen privaten Gerät oder einer einzigen externen Person abhängig bleibt. Aktivieren Sie angebotene zusätzliche Anmeldesicherheit und bewahren Sie Wiederherstellungsinformationen geschützt auf.
Aufgaben und Befugnisse trennen
Halten Sie fest, welche Änderungen eigenständig vorgenommen werden dürfen und welche vorher abgestimmt werden müssen. Beispielsweise können Textkorrekturen innerhalb eines freigegebenen Angebots anders behandelt werden als eine Budgeterhöhung oder neue Messung. Eine technische Berechtigung ersetzt keine interne Vereinbarung über Freigaben.
Notieren Sie ein Prüfdatum für vorübergehende Zugänge. Kontrollieren Sie zusätzlich bei Personalwechseln, ob alte Einladungen oder Verknüpfungen noch benötigt werden. Die Zahl der freigegebenen Konten wächst sonst oft unbemerkt, auch wenn eine einzelne Zusammenarbeit längst beendet ist.
Das Ende der Zusammenarbeit vorbereiten
Vor dem Entzug sammeln Sie benötigte Berichte, freigegebene Dateien, Einstellungen und offene Aufgaben. Prüfen Sie, ob Automatisierungen oder Benachrichtigungen an die ausscheidende Person gebunden sind. Übergeben Sie diese kontrolliert, damit der Betrieb nicht erst nach der Entfernung einen ausgefallenen Ablauf entdeckt.
Entfernen Sie anschließend nicht mehr benötigte Zugänge und prüfen Sie den verbleibenden Zugriff des Unternehmens. Ein kurzer Übergabetest sollte zeigen, dass Berichte geöffnet, erforderliche Einstellungen erreicht und Kontaktinformationen aktualisiert werden können. Dokumentieren Sie den Abschluss mit Datum und verantwortlicher Person. So bleibt nachvollziehbar, wer nach der Übergabe noch handeln kann.
