Ein Monatsbericht muss nicht alle verfügbaren Diagramme enthalten. Für einen kleinen Betrieb ist er dann nützlich, wenn er drei Fragen beantwortet: Was ist passiert? Welche Erklärung ist ausreichend belegt? Was wird als Nächstes entschieden? Eine Sammlung von Bildschirmfotos kann viele Zahlen zeigen und trotzdem keine dieser Fragen beantworten.
Beginnen Sie mit dem Geschäftsvorhaben des Monats. Ging es um Anfragen zu einer bestimmten Leistung, um Terminbuchungen oder um die Nutzung einer neuen Informationsseite? Die Kennzahlen sollten dieses Vorhaben erklären. Wechseln Sie die Zielgröße nicht nachträglich zu der Zahl, die am stärksten gestiegen ist.
Eine feste Grundlage schaffen
Notieren Sie Zeitraum, Datenquelle, Zeitzone und wichtige Definitionen. Sind mit Anfragen alle Nachrichten oder nur echte Geschäftsanfragen gemeint? Enthalten Kosten nur Werbeausgaben oder auch Betreuung? Bei kleinen Zahlen können schon wenige Testnachrichten einen sichtbaren Unterschied machen.
Warten Sie auf eine ausreichend vollständige Datenbasis. Google weist für Analytics auf unterschiedliche Verarbeitungszeiten hin. Ein Bericht unmittelbar nach Mitternacht am Monatsanfang muss daher nicht dieselben Werte zeigen wie eine spätere Auswertung. Legen Sie intern einen wiederkehrenden Erstellungszeitpunkt fest und kennzeichnen Sie nachträgliche Korrekturen.
Wenige Zahlen mit Kontext verbinden
Eine kompakte Darstellung kann Ausgaben, Besuche der relevanten Seiten, echte Anfragen und passende Anfragen enthalten. Ergänzen Sie absolute Werte und, falls sinnvoll, Veränderungen. „Doppelt so viele“ klingt bei zwei statt einer Anfrage größer, als die Datenbasis rechtfertigt. Beide Angaben gehören zusammen.
Vergleichen Sie möglichst ähnliche Zeiträume. Feiertage, Betriebsferien, eine geänderte Leistung oder ein ausgefallenes Kontaktformular können den Monatsvergleich verzerren. Diese Ereignisse gehören als kurze Notiz neben die Zahlen. Eine Erklärung ist jedoch erst dann belastbar, wenn sie durch beobachtete Umstände gestützt wird. Vermutungen dürfen als solche stehenbleiben.
Unterscheiden Sie außerdem Messung und Geschäftsergebnis. Eine Plattform kann Kontaktaktionen zählen, während das Postfach weniger tatsächliche Anfragen enthält. Untersuchen Sie die Abweichung, statt eine Zahl stillschweigend durch die andere zu ersetzen.
Mit einer Entscheidung enden
Wählen Sie höchstens wenige Maßnahmen, die aus den Beobachtungen folgen. Beispielsweise: Das Einsatzgebiet auf der Zielseite klarer nennen, weil mehrere echte Anfragen außerhalb der Region lagen. Oder: Eine fehlerhafte Telefonnummer korrigieren, weil der Test den falschen Anschluss öffnete. Eine allgemeine Forderung nach „mehr Sichtbarkeit“ ist dagegen noch keine umsetzbare Aufgabe.
Jede Maßnahme braucht eine verantwortliche Person und einen Zeitpunkt für die erneute Prüfung. Bewahren Sie den fertigen Bericht zusammen mit den zugrunde liegenden Definitionen auf. Im nächsten Monat sollte nachvollziehbar sein, ob die beschlossene Änderung umgesetzt wurde und welche Frage weiterhin offen ist. Der Bericht wird dadurch zu einem Arbeitsdokument statt zu einer monatlichen Zahlenablage.
